Doskonałość w produkcji - szkolenia i konsultacje

Do napisania tego krótkiego wpisu zachęcił mnie jeden z moich niezwykle przedsiębiorczych klientów, który w jednej z naszych rozmów wspomniał o problemie niepoważnych i niesłownych partnerów biznesowych, spowalniających realizację jego celów biznesowych. Poniżej przedstawiam wskazówkę dotyczącą zmniejszania prawdopodobieństwa niesłowności i związanych z nią nieprzyjemnych niespodzianek.

Jeżeli umawiasz się z kimś na zrobienie czegoś i ta osoba powie np. „W porządku, przygotuję ten raport.”, to koniecznie dopytaj: „Świetnie, wobec tego na kiedy mogę się go spodziewać?”. Dopytanie o termin jest o tyle ważne, że zwiększa szansę na terminowe wykonanie zadania. Ja w swojej pracy z ludźmi przyjmuję następującą zasadę:

Jeżeli zadanie nie ma przypisanego terminu wykonania, to przyjmujemy, że czas wykonania tego zadania dąży do nieskończoności.

Prosta reguła. Ktoś może powiedzieć, że to przesada. Nic z tych rzeczy – jeżeli zakładamy poważną współpracę przy poważnych celach do osiągnięcia, to należy bardzo dużą wagę przykładać do konkretyzacji ustaleń, konsekwencji w ich przestrzeganiu i ograniczenia ryzyka opóźnień z tytułu czynników losowych.

Jeżeli umawiasz się z kimś „tak ogólnie” to „tak ogólnie guzik z tego będzie”. Moje doświadczenie pokazuje, że tak to się kończy w praktyce. Zachęcam Cię do włączenia powyższej reguły do swojego arsenału zarządzania.

Przy okazji jeszcze jedna rzecz: gdy już ustalisz termin wykonania zadania, to co najmniej 1-2 razy powtórz go na zasadzie: „Czyli na wtorek o godz. 13:00 przygotujesz raport.”, a przed zakończeniem rozmowy dodaj jeszcze „Wobec tego jesteśmy umówieni na wtorek o godz.13:00”.

Chodzi o to, aby ustalony termin kilka razy przewinął się w rozmowie i został potwierdzony – wówczas prawdopodobieństwo jego dotrzymania rośnie.

Niebezpieczne "postaram się"

Wyrażenie "postaram się" często jest używane jako furtka bezpieczeństwa, dająca możliwość usprawiedliwiania się z powodu niewykonania jakiegoś zadania. Zawsze można wtedy powiedzieć: "Przecież nie obiecałem, że to zrobię, ale że się postaram". Zachęcam Cię do zwrócenia szczególnej uwagi na to wyrażenie. Oczekuj od swoich podwładnych i kolegów raczej zobowiązania typu "Zrobię to" zamiast "Postaram się to zrobić". W końcu nie zależy nam tylko na staraniu się, lecz na konkretnym rezultacie.