Definicja Lean Management i Lean Manufacturing

Co to jest Lean? Najprostsza definicja lean management brzmi: to strategia szczupłego zarządzania firmą, opierająca się na dostarczaniu klientom produktów/usług jakich oczekują, w jak najprostszy sposób, z zachowaniem szacunku dla załogi pracującej w przedsiębiorstwie.

Na czym polega lean? W koncepcji lean kluczową rolę odgrywa eliminowanie marnotrawstwa z procesu tworzenia wartości dodanej dla klienta.

System produkcyjny Toyoty (Toyota Production System)

System zarządzania Lean Management jest rozszerzeniem koncepcji lean manufacturing (lean production), związanej z doskonaleniem procesów produkcji. Historia lean manufacturing sięga czasów Japonii po II wojnie światowej, a konkretnie jej sektora motoryzacyjnego, który pomimo ogromnych zniszczeń na skutek przegranej wojny zdołał nie tylko stanąć na równe nogi, ale w ciągu kilku dekad prześcignąć amerykańską konkurencję i stać się wzorem solidności dla całego świata.

W dużej mierze przyczyniła się do tego koncepcja lean management, w której pionierem była firma Toyota Motor Company. Toyota opracowała własny system szczupłego zarządzania, znany pod nazwą System Produkcyjny Toyoty (Toyota Production System), którego twórcą był Taichi Ohno. Bazuje on na ciągłym doskonaleniu, konsekwentnej eliminacji marnotrawstwa i redukcji kosztów w procesie produkcji. Dziś z dorobku intelektualnego Toyoty czerpią miliony organizacji na całym świecie, a ich liczba stale się powiększa - i nie mówimy tutaj jedynie o firmach produkcyjnych!

Reasumując: lean manufacturing (znany też jako lean production) dotyczy procesów produkcyjnych, natomiast lean management dotyczy wszystkich procesów związanych z zarządzaniem firmą. Szczupłe zarządzanie jest przez wielu określane jako najbardziej efektywny sposób zarządzania przedsiębiorstwem.

Koncepcja Lean Management

Koncepcja zarządzania Lean Management kładzie szczególny nacisk na tworzenie wartości i eliminowanie szeroko rozumianego marnotrawstwa ze wszystkich procesów przedsiębiorstwa. Jej zasady pomagają tropić marnotrawstwo w codziennym działaniu i skutecznie je usuwać, podnosząc tym samym produktywność przedsiębiorstwa. Słowo "lean" w języku angielskim oznacza tyle co "szczupły" i taki też powinien być proces tworzenia wartości dla klientów - pozbawiony wszelkich zbędnych elementów, generujących niepotrzebne koszty czasowe, ludzkie czy materialne. Eliminacja marnotrawstwa z procesów - właśnie o to chodzi w szczupłym zarządzaniu.

Podstawowe zasady Lean Management:

Określenie wartości dla klienta

Należy bardzo precyzyjnie określić, za co (jaki efekt pracy) konkretnie płaci klient. Wszystkie nadmiarowe działania, które nie dodają wartości z punktu widzenia odbiorcy, powinny zostać wyeliminowane

Przepływ ciągły (przepływ jednej sztuki)

Praca i procesy wytwórcze powinny być zorganizowane w taki sposób, aby płynąć w sposób niezakłócony, unikając zatorów i kumulowania się dużych ilości pracy w toku. Proces produkcji powinien być zaprojektowany tak, aby umożliwić wyprodukowanie jednej sztuki od początku do końca (bez wymuszania produkcji w partiach).

Praca standaryzowana

Metody pracy zapewniające powtarzalność rezultatu, zwłaszcza w zakresie jakości, terminowości i kosztów. Dzięki temu pracownicy mogą się szybciej wdrażać i czują się bezpieczniej na stanowisku pracy. Praca standaryzowana to jeden z absolutnych filarów zarządzania według lean management.

System ssący

Według filozofii lean management należy dążyć do takiej sprawności operacyjnej, aby odchodzić od produkcji na zapas i przechodzić do tzw. systemu ssącego (just in time), czyli szybkiej reakcji na zamówienie przychodzące z rynku

Ciągłe doskonalenie (ang. continuous improvement)

Proces usprawniania metod pracy nigdy się nie kończy. Zawsze należy szukać możliwości do wprowadzania nowych usprawnień w organizacji pracy. Termin "ciągłe doskonalenie" ma swój początek w Japonii (a jakże!) i pochodzi od słowa kaizen, będącego połączeniem dwóch innych japońskich słów: "kai" oraz "zen". Pierwsze z nich oznacza "zmiana" a drugie oznacza "dobry". Z kolei słowo "kaizen" oznacza poprawę, zmianę na lepsze.

Korzyści z wdrożenia filozofii lean management:

• Ograniczenie kosztów działalności
• Zmniejszenie zapasów, produkowanie w takiej ilości, ile potrzebują klienci
• Skrócenie czasu tworzenia nowych produktów
• Znaczący wzrost produktywności pracowników i maszyn
• Większe zadowolenie pracowników oraz kontrahentów - a przecież firma to ludzie

Z punktu widzenia klienta najważniejszą korzyścią może być przewidywalna jakość produktu, krótszy czas oczekiwania oraz możliwość uzyskania niższej ceny zakupu.

To tylko część zalet wynikających z zastosowania koncepcji Lean Management. Nie sposób wymienić cały ich wachlarz w tym jednym artykule, choć już same te wyżej wymienione robią wrażenie.

Wdrożenie Lean Management - od czego zacząć?

Wdrażanie lean management w przedsiębiorstwie wcale nie jest takie łatwe. Z powodu braku wiedzy, przez niewłaściwe przygotowanie lub chaotyczność w działaniu, tego typu wdrożenia często kończą się niepowodzeniem. Dodatkowym czynnikiem ryzyka coraz częściej są tez różnice kulturowe, które nie ułatwiają zadania.

Najważniejszym warunkiem koniecznym sukcesu wdrożenia lean jest entuzjazm oraz pełne wsparcie ze strony najwyższej kadry zarządzającej organizacji. Po wyjaśnieniu załodze czym jest oraz na czym polega filozofia lean management, a także pokazaniu możliwych korzyści jakie niesie ze sobą koncepcja lean, należy przejść do dokładnego zdefiniowania wartości dostarczanej klientowi oraz wskazać te czynności, które tę wartość podnoszą. Bardzo pomocne na tym etapie będzie mapowanie strumienia wartości, dzięki któremu na specjalnym diagramie w sposób graficzny zostanie pokazany przepływ pracy (materiałów, surowców) poprzez konkretne stanowiska - od dostawy aż do wysyłki lub odbioru przez klienta.

Pamiętajmy, że celem wdrożenia Lean nie jest "zaliczenie" jednego czy drugiego projektu lub zadania doskonalącego, ani nawet przeprowadzenie szkolenia lean, lecz wywołanie trwałej zmiany kultury organizacyjnej w duchu kaizen, w oparciu o wewnętrzny cykl szkoleń, ciągłe doskonalenie (kaizen), skuteczne przywództwo i narzędzia lean management - narzędzia szczupłego zarządzania. Przy braku zaufania pracowników do wprowadzanych zmian, wdrażanie nowej kultury pracy będzie w praktyce bardzo trudne, a wręcz niemożliwe.

Szalenie ważne jest to, aby ustanowione zasady i standardy były przestrzegane przez wszystkich członków zespołu. Jedną z najgorszych rzeczy jest pozwolenie na to, by standard został złamany bez żadnych konsekwencji.

Jak mawiają chemicy - zasady są po to, żeby nie było kwasów :)

Narzędzia Lean Management

Zarządzanie wizualne

Polega na takim zorganizowaniu sobie przestrzeni roboczej, aby wszelkie niezbędne informacje były dostępne "jednym spojrzeniem". Dzięki temu eliminujemy zbędne szukanie, sprawdzanie, dopytywanie itp. Tak naprawdę zarządzanie wizualne jest fundamentem pracy każdego skutecznego menedżera, ponieważ pozwala skupić się na tym, co najważniejsze oraz łatwo wychwytywać ewentualne odstępstwa od normy i inne niepokojące zjawiska na powierzonym obszarze działania.

5S, Metoda 5S

Jedną z kluczowych metod Lean Manufacturing jest metoda 5S, która w pięciu prostych (choć nie zawsze łatwych) krokach pozwala utrzymać czystość na stanowisku pracy. Eliminuje nadmierny ruch pracowników i ułatwia ich pracę. Dzięki metodzie 5S możemy wprowadzić zarządzanie wizualne - ważny jest tutaj pierwszy krok z metody 5S (sortowanie), polegający m.in. na usunięciu ze stanowiska wszelkich zbędnych przedmiotów: odpadów i tzw. "przydasiów" . Zastosowanie 5S sprawia, że praca staje się prostsza, łatwiejsza, szybsza, wygodniejsza i bardziej bezpieczna.

Tablica cieni na narzędzia

Pozwala uporządkować narzędzia robocze w taki sposób, aby po wykonanej pracy były one odłożone dokładnie w to samo miejsce, z którego zostały zabrane. Tablice cieni, tablice lean należą do grupy narzędzi zarządzania wizualnego.

Mapowanie strumienia wartości

Strumień wartości to wszystkie czynności (zarówno dodające, jak i niedodające wartości), wymagane w obecnej chwili do zamiany surowców w finalny wyrób, gotowy do przekazania klientowi. Dzięki mapowaniu Lean Management możemy zobaczyć co się właściwie dzieje w naszej firmie oraz sprawdzić, w których miejscach powstaje najwięcej marnotrawstwa firmowych zasobów.

7 rodzajów marnotrawstwa (7 strat Lean Management)

Ta koncepcja pozwala lepiej zrozumieć rodzaje marnotrawstwa w procesach biznesowych, dzięki czemu możliwa jest lepsza diagnoza stanu obecnego oraz zaproponowanie środków zaradczych, pomagających we właściwej organizacji pracy.

SMED (ang. Single Minute Exchange of Die) - Przezbrojenie w ciągu jednocyfrowej liczby minut

Metoda SMED to ogół usprawnień zmierzających do tego, aby przestój związany z przezbrojeniem maszyny, na przykład na produkcję innego elementu, trwał możliwie najkrócej i był liczony w minutach - stąd nazwa tej metody. Wiele organizacji przeprowadza specjalne warsztaty kaizen poświęcone redukcji czasu przezbrojenia. Długie czasy przezbrajania maszyn powodują większe tendencje do wydłużania serii produkcyjnych i produkowania części na zapas. To z kolei prowadzi do tworzenia nadmiernych zapasów i marnotrawstwa z tym związanego: zamrożona gotówka, zamrożona przestrzeń, sztuczne wydłużanie terminów realizacji pilniejszych zleceń itp.

Pełen zestaw (ang. Full Kit)

Zestaw warunków, które muszą być spełnione, aby pracownik mógł rozpocząć pracę nad danym zleceniem. Innymi słowy, jeżeli nie mamy np. wszystkich informacji, materiałów, surowców, zestawu narzędzi i dokumentów niezbędnych do wykonania zadania, to zgodnie z lean management nie powinniśmy go nawet rozpoczynać, bo i tak nie będziemy w stanie go skończyć. W takiej sytuacji dojdzie do niepotrzebnego zmarnowania czasu, pieniędzy, energii i nerwów. Trzymanie się zasady "pełnego zestawu" chroni przed tego typu falstartami.

Zarządzanie wizualne, zarządzanie lean management

Powyższe dwa pojęcia są przez niektórych stosowane zamiennie, choć nie oznaczają tego samego. Faktem jest, że konsekwentna eliminacja zbędnych przedmiotów i czynności, będąca fundamentem koncepcji lean management, prowadzi do niezwykle przejrzystych procesów, którymi łatwo zarządzać. Taki biznesowy minimalizm ma swoje ogromne plusy. Ułatwia pracownikom liniowym codzienną pracę, a kadrze kierowniczej pozwala podejmować lepsze decyzje zarządcze.

Zarządzanie wizualne jest jednym z oczekiwanych rezultatów, do których ma prowadzić wdrażanie kolejnych założeń lean management, w oparciu o dostępne narzędzia lean i podejście oparte na ciągłym doskonaleniu.

Lean w biurze (Lean Office)

Choć fundamenty filozofii Lean Management wywodzą się ze środowiska produkcyjnego, to ma ona zastosowanie również w procesach biurowych. Marnotrawstwo w pracy biurowej nie jest aż tak widoczne dla oka, jak to ma miejsce w przypadku gniazd produkcyjnych, co wcale nie znaczy, że go tam nie ma. Wprost przeciwnie - pracownicy biurowi marnują swój potencjał na zbędne czynności co najmniej w takim samym stopniu, jak ich produkcyjni koledzy (a może nawet w większym). W praktyce problem polega na tym, że w biurze o wiele trudniej jest odróżnić czynności wartościowe od tych bezwartościowych, ponieważ praca odbywa się przy komputerach, telefonach, a jej efekty często są ukryte na dyskach czy serwerach. W takich warunkach bardzo łatwo można ukryć bezproduktywne spędzanie czasu. Nie chodzi tu jedynie o przesiadywanie w godzinach pracy na portalach społecznościowych czy też bezproduktywne rozmowy telefoniczne, lecz przede wszystkim o marnotrawstwo czasu spowodowane przez niewłaściwie zaprojektowane procesy, złe rozmieszczenie biur, braki w materiałach biurowych, bałagan na dyskach firmowych, awaryjny sprzęt, opóźnienia w odczytywaniu wiadomości, przekombinowane procedury i tym podobne...

Wdrożenie Lean Management w biurze polega m.in. na usprawnieniu przepływu informacji, tworzeniu szablonów dokumentów, wyznaczaniu miejsc odkładczych na dokumenty danego typu, tworzeniu systemu kluczowych wskaźników jakości pracy oraz doskonaleniu ich w duchu kaizen.

Lean w magazynie

Magazyn jest kolejnym obszarem, w którym koncepcja lean management może przynieść ogromne korzyści. Dzięki eliminowaniu nadmiernych zapasów i właściwemu rozmieszczeniu materiałów oraz wyrobów gotowych, możemy znacząco skrócić ścieżki transportowe, tym samym ułatwiając pracę i obniżają jej koszty. W efekcie mniejszą liczbą magazynierów będziemy w stanie obsłużyć większą liczbę zamówień.

Z kolei zmniejszając ilość nagromadzonych zapasów uwalniamy cenną (i coraz droższą) przestrzeń roboczą, którą możemy przeznaczyć na efektywniejsze zorganizowanie pracy przynoszącej zyski lub zrezygnować z najmu części powierzchni - obniżając w ten sposób koszty operacyjne działalności gospodarczej.

Jeden z najbardziej spektakularnych projektów lean management, za który byłem odpowiedzialny, zakończył się uwolnieniem ponad 2000 metrów kwadratowych powierzchni magazynowej (około 35% całości), odzyskaniem ogromnej sumy pieniędzy, znaczącym ułatwieniem planowania produkcji i skróceniem ścieżek transportowych nawet o 70 metrów w jedną stronę. Uzyskane korzyści spowodowały, że w kolejnym roku firma była w stanie obsłużyć kilkudziesięcioprocentowy wzrost sprzedaży bez zatrudniania dodatkowych pracowników magazynu oraz bez wynajmowania dodatkowej powierzchni gospodarczej. To tylko jeden z wielu przykładów na to, jaki potencjał niesie ze sobą wdrożenie lean management.

Lean w usługach

Usługi są kolejnym obszarem, w którym filozofia Lean management i wdrożenie jej zasad może przynieść ogromne korzyści. Choć usługi charakteryzują się nieco inną specyfiką niż produkcja, to pewne zasady w nich są niezmienne: otóż jedno i drugie ma wspólny mianownik w postaci wąskich gardeł (ang. bottleneck). O ile w produkcji wąskie gardła są powiązane z wydajnością maszyn, o tyle w sektorze usług ograniczenie zwykle jest powiązane z czasem, ponieważ przy świadczeniu usługi istotny jest. Dzięki wdrożeniu Lean Management można w praktyce skrócić czas wykonywania usługi przy zachowaniu wymaganego poziomu jakościowego, co oznacza, że po wyeliminowaniu niepotrzebnego marnotrawstwa ten sam specjalista może wykonać znacznie więcej wartościowej (płatnej) pracy dla klientów, przeznaczając na to tyle samo (a niekiedy nawet mniej) czasu co przed wdrożeniem zmiany.

Co więcej, w kulturze lean management i kaizen podnosi się również jakość wykonywanych usług, ponieważ uporządkowana i zestandaryzowana praca zmniejsza prawdopodobieństwo powstania błędu, a wykrywanie ewentualnych niezgodności jest o wiele łatwiejsze. W dobie rosnących kosztów pracy, efektywne wykorzystywanie dostępnego czasu specjalistów może być źródłem ogromnych zysków, a także przyczynić się do wypracowania przez przedsiębiorstwo istotnej przewagi operacyjnej na rynku. Ważne jest, aby w procesie wprowadzania zmian zachować konsekwencję, w której bardzo pomocna jest metoda małych kroków, czyli kaizen.

Doskonałym przykładem potwierdzającym powyższe stwierdzenie jest projekt wykonywany dla jednej z firm handlowo-usługowych w Poznaniu. Dzięki wdrożeniu zasad Lean Management oraz zarządzania ograniczeniami, zyskowność firmy w ciągu tylko jednego roku wzrosła o kilkadziesiąt procent. W kieszeni właścicieli zostało dodatkowe kilkaset tysięcy złotych, a morale załogi wzrosło.

Pomimo tego, że każda firma jest unikalna i ma inną specyfikę, to zasady rządzące Lean Management są uniwersalne i możliwe do wdrożenia w każdym, nawet najbardziej wymagającym środowisku - zarówno w organizacji biznesowej, sektora publicznego lub w sektorze non profit (NGO).

Masz pytania? Chcesz wdrożyć zasady Lean Management w swojej organizacji?

Przejdź do zakładki Kontakt i wyślij formularz kontaktowy.

Lean Management - książki :

Szukając literatury poświęconej tematyce lean, warto przeszukać Internet pod hasłami: "lean enterprise institute polska", "productivity press" oraz "Bob Emiliani".

Business

Consulting

Definicje: Lean Management